Medewerker Documentbehandeling Raad en College

In Maastricht werken bijna 1.800 collega’s, 122.000 inwoners, externe partners, het college en de raad aan een prachtige stad en de regio. Samen tillen we bijzondere projecten van de grond. Kleine en grote bedrijven vinden hun ideale plek in de stad. De hoofdstad van het goede leven, maar ook van zorgen voor elkaar. Een stad met allure die groot genoeg is voor interessante opgaven en klein genoeg om elkaar te kennen. De gemeente Maastricht streeft ernaar een wendbare, integraal werkende en resultaatgerichte organisatie te zijn, die flexibel inspeelt op kansen en ontwikkelingen in onze omgeving. We stimuleren en bieden ruimte voor creativiteit en initiatief en helpen elkaar autonomer te werken. De gemeente Maastricht heeft aandacht voor haar medewerkers en voor hun persoonlijke en professionele behoeften, wensen en drijfveren, ongeacht de levensfase. Een organisatie die een gezond, veilig en aantrekkelijk werkklimaat biedt voor iedereen.

Team Postbehandeling en Archivering is een onderdeel van afdeling Informatie en Automatisering. Dit team bestaat uit diverse onderdelen waarvan de medewerkers die administratieve ondersteuning aan Raad en College bieden er één is. Dit onderdeel is verantwoordelijk voor de administratieve voorbereiding en ondersteuning van collegevergaderingen resp. domein- en raadsvergaderingen.

Je werkweek in beeld
Je verricht gedetailleerde administratief ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van de Raad, zoals:

• Verzorgen van de dagelijkse Dagmail, namelijk: registreren, controle juiste lay-out, toets op compleetheid en het verwerken in Alice
• Raadsvoorstel toetsen op huisstijl en compleetheid
• Opdrachtverlening aan postregistratie voor registreren van raadsstukken
• Raadsvoorstellen publiceren voor betreffende domein- of raadsvergadering
• Na raadsvergadering besluiten op raadsvoorstellen tekstueel plaatsen en digitale verwerken:
• ter ondertekening voorleggen aan griffier en burgemeester
• verwerking in Alice
• getekende openbare raadsstukken ter info naar Provincie mailen
• Bij een amendement inhoudelijk toetsen of de juiste aanpassingen zijn doorgevoerd
• Zorgdragen voor ondertekening moties en amendementen
• Verzorging van publicatie via het landelijke beheersysteem Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties (DROP)

Je verricht administratief ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van College, zoals:

• Collegenota's toetsen op huisstijl en compleetheid
• Opdrachtverlening aan postregistratie voor registreren van collegenota's en bijbehorende correspondentie
• De collegenota's plaatsen in Ibabs t.b.v. college-agendering
• Na collegevergadering beslissingen verwerken op collegenota's en vervangen in Ibabs
• Regelingen of besluiten behorende bij collegenota's laten tekenen (digitale handtekening)
• Je hebt een procesrol richting de steller:
• accordering voor plaatsing van raadsinformatiebrieven in Alice na akkoord college en terugkoppeling met steller of raadsinformatiebrief reeds geplaatst kan worden
• terugkoppeling richting steller eventueel aanpassingen en wijzigingen collegenota in Ibabs doorvoeren
• publicatie openbare besluitenlijst en de nota's aanpassen voor publicatie Alice.
• publicatie via het landelijke beheersysteem Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties (DROP) van regelingen en besluiten op overheid.nl
• publicatie openbare besluitenlijst.

Jouw expertise

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding
• Je hebt een secretariële of administratieve achtergrond en je werkt graag in een breed administratief terrein
• Je hebt een grote affiniteit met werken in een proces gestuurde omgeving waarbij regelmatig deadlines behaald moeten worden of waar gevraagd kan wordt om na 17.00u te werken.
• Je bent digitaal vaardig en het werken met diverse applicaties gaat je gemakkelijk af, het is een pré als je ervaring hebt met een of meerdere van de systemen iBabs, Alice en DROP

Jij bent een administratief georiënteerd persoon die de hand niet omdraait voor het verwerken van precieze en uitdagende documentstromen. Je bent flexibel en resultaatgericht, d.w.z. dat stukken voor een vergadering gepubliceerd moeten worden waarbij de beschikbaarheid regelmatig later dan 17.00 uur nodig is.
Je kunt goed zelfstandig werken, stemt met collega's af en bent dienstverlenend en klantgericht. Verder ben je integer in de omgang met vertrouwelijke stukken. Ook beschik je over goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
Accuraatheid en stressbestendigheid zijn onontbeerlijk voor het goed uitvoeren van deze functie.

Goed werkgeverschap
Bij de Gemeente Maastricht bieden we een stimulerende werkomgeving die je in staat stelt om het beste uit jezelf te halen. Wij bieden een interessante dynamische functie op basis van 0,8 - 1 fte. Je kunt rekenen op een competitief salaris binnen schaal 7 (€ 2666 - € 3784), afhankelijk van jouw opleiding en ervaring. Daarnaast ontvang je 17,05% van je salaris in de vorm van een individueel keuzebudget (IKB), waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen wens kunt inrichten, zoals verlof, bedrijfsfitness, een opleiding en/of vakbondscontributie. In dit bedrag is het vakantiegeld en een eindejaarsuitkering opgenomen. Verder heb je de mogelijkheid tot opbouw van ADV en wordt pensioen opgebouwd bij het ABP.

Onze arbeidsvoorwaarden zijn geregeld volgens de CAO gemeenten.

Ben je enthousiast?
Reageer dan voor 20 mei via de button en stuur je motivatie en cv. Heb je nog vragen? Dan kun je contact opnemen met Rachèl Ruijters, teammanager Postbehandeling en Archivering, 06 21 88 41 74 of e-mail rachel.ruijters@maastricht.nl.

Eerste gespreksronde vindt plaats op woensdagochtend 22 mei.
Medewerkers van de gemeenten Maastricht, Heerlen, Sittard-Geleen en Provincie Limburg gelden als interne kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.