Informatiespecialist Digitaal Informatie Management (1,0 fte)

Informatiespecialist Digitaal Informatie Management (1,0 fte) bij Provincie Limburg

De ontwikkelingen binnen het vakgebied informatiemanagement gaan snel. De informatiehuishouding van overheden is complex, bestaat uit een veelheid aan systemen en informatieobjecten en groeit enorm. Dit heeft grote gevolgen voor het beheren en toegankelijk maken van informatiestromen. Zorg jij voor grip op onze informatiehuishouding en ben jij een gedreven professional met een groot hart voor digitale archivering? Ben jij bekend met bedrijfs- en werkprocessen en weet jij met jouw ideeën, creativiteit en inhoudelijke expertise het thema duurzame toegankelijkheid en informatiehuishouding binnen de Provincie Limburg mede hoog op de agenda te zetten? 

De Provincie Limburg is op zoek naar een Informatiespecialist DIM, die zowel 'de taal van het vakgebied’ als die van de gebruikers spreken.

Betrouwbare informatievoorziening is belangrijk voor onze dienstverlening

Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. Deze wet regelt het recht van inwoners op informatie van de overheid. De overheid is verplicht om actief allerlei categorieën informatie openbaar te maken, zonder dat hiervoor een verzoek is binnengekomen. Daarnaast bevat de Woo ook afspraken over gevraagde (passieve) openbaarmaking door de overheid. Voor een goede uitoefening van de Woo is het randvoorwaardelijk dat de informatiehuishouding op orde is. Een goede archivering zorgt ervoor dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar en toegankelijker wordt.

De Provincie Limburg is bezig met de gefaseerde invoering van de Woo en jij kunt daaraan bijdragen door de provinciale informatiehuishouding actueel en correct te houden! 

Als pro-actieve en initiatiefrijke informatiespecialist geef je, samen met je collega’s, vorm aan de binnen de Provincie Limburg afgesproken manier van werken m.b.t. digitale dossiervorming, als onderdeel van de digitale informatiehuishouding van de Provincie Limburg. Deze werkwijze wordt nu nog ondersteund door een op SharePoint gebaseerde centrale informatievoorziening, waarbij we binnen twee jaar de overstap naar een andere informatievoorziening en inrichting van onze informatiehuishouding willen maken. Vanzelfsprekend word jij hier nauw bij betrokken.

Vanuit jouw klant- en resultaatgerichtheid, goede communicatie- en presentatievaardigheden, stressbestendigheid en flexibiliteit geef jij samen met je collega’s invulling aan deze belangrijke opgave. De medewerkers van de provincie zijn je klanten, die jij vanuit je hands-on mentaliteit en toegankelijkheid voorziet van de gevraagde ondersteuning. Je draagt hierbij zorg voor kwaliteit, omgang met details en vernieuwingskracht en weet op enthousiaste en overtuigende wijze dit over te brengen. Wanneer je te maken krijgt met weerstand, laat je je niet uit het veld slaan. Je bent onderdeel van een team van Informatiespecialisten en helpt en ondersteunt elkaar daarbij.

In deze functie ben je onderdeel van het cluster Organisatie en Informatie

Het cluster Organisatie en Informatievoorziening (O&I) heeft als doelstelling het ondersteunen van de provinciale organisatie op zodanige wijze dat de juiste informatie van de juiste kwaliteit, op het juiste moment en op de juiste plaats aanwezig is tegen aanvaardbare kosten. Hiermee ondersteunt zij het bestuur van de Provincie Limburg, haar medewerkers en (keten)partners optimaal in het realiseren van de maatschappelijke opgaven. O&I vormt het expertisecentrum van de provincie m.b.t. de ontwikkeling en het beheer van Informatievoorzieningen, de opbouw en toepassing van Informatie en de inrichting van de processen. Het cluster bestaat uit vier teams: Informatiemanagement, I-Services, Gegevensmanagement en Digitaal Informatie Management (DIM). De functie informatiespecialist maakt deel uit van het team DIM dat bestaat uit 15 collega’s.

Dit doet een informatiespecialist DIM

Tijdens je dagelijkse werk bied je eerstelijns ondersteuning aan gebruikers op het gebied van digitale dossiervorming en archivering met SharePoint en in de toekomst met een ander systeem c.q. met andere systemen. Je bent een ambassadeur van de afgesproken werkwijze op het gebied van digitale dossiervorming en bent vertrouwd met en vaardig in het gebruik van moderne digitale middelen. 

Je voert analyses uit op de juistheid/volledigheid van werkdossiers, levert een bijdrage aan het opstellen van kwaliteitsrapportages en neemt op basis daarvan proactief contact op met gebruikers en geeft hen adviezen. Ook als gebruikers te maken hebben met deadlines voor het agenderen van documenten voor onze formele besluitvormingsprocessen, sta je hen rustig en met raad en daad te woord. 

Je bent op de hoogte van en volgt de landelijke ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer en archivering. Je geeft proactief invulling aan het signaleren en oplossen van operationele problemen binnen de documentaire informatieverwerkingsketen. Hiervoor zoek je, indien nodig, actief de samenwerking op met andere disciplines en denk en acteer je ook buiten de gebaande paden. Op basis van signalen die je oppikt in de organisatie en resultaten die analyses en rapportages zichtbaar maken, denk je mee over de doorontwikkeling van onze informatiehuishouding en bijbehorende systemen. Ook adviseer je op basis hiervan aan de (senior) informatiespecialist over de op te stellen procedures en handboeken voor de verwerking en controle van gegevens en documenten binnen de documentaire informatieverwerkingsketen.

Tenslotte verzorg je periodiek introductie- en herhalingstrainingen voor medewerkers en lever je een inhoudelijke bijdrage aan de doorontwikkeling van de digitale leeromgeving die speciaal voor de trainingen van medewerkers is ontwikkeld. 

Werken bij de Provincie Limburg is verrassend anders

Wie werkt bij de Provincie Limburg, werkt voor het welzijn en de welvaart van Limburg en de Limburgers. Resultaten boeken met impact is hierbij onze gezamenlijke missie, op economisch gebied, sociaal gebied en in de openbare ruimte. Dit doe je in een omgeving waarin je je met een schat aan cultureel erfgoed en toeristische trekpleister vrijwel op vakantie waant. Noord-Limburg heeft het natuurrijke Land van Peel en Maas en de vennen en stuifduinen in de Maasduinen. Midden-Limburg heeft het grootste aaneengesloten watersportgebied van Nederland, de Maasplassen. En in Zuid-Limburg is er het groene Heuvelland.

De Provincie Limburg groeit naar een open, lerende overheidsorganisatie, waar ruimte is voor professionals om innovaties na te streven samen met relevante partners. Dit vraagt eigen verantwoordelijkheid van medewerkers voor hun eigen ontwikkeling. De Provincie Limburg ondersteunt krachtig persoonlijke ontwikkeling en verwacht daarbij ook initiatief en inspanningen van haar medewerkers.

Wij vragen:

• HBO werk- en denkniveau;
• Aantoonbare interesse in het vakgebied (digitaal) Informatiemanagement en informatiebeheer;
• Bereidheid tot het volgen van een opleiding Informatiespecialist of bereid tot het volgen van een opleiding zoals bijvoorbeeld Leergang Adviseur Recordmanagement (LARM); 
• Analytisch ingesteld, gestructureerd en accuraat;
• Pro-actief, initiatiefrijk en zelfstandig kunnen werken;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en een klantgerichte houding;
• Aantoonbaar succes in het denken in processen;
• Interesse in vorm en inhoud van het werk van de Provincie Limburg.

Wij bieden jou:

• Een bruto maandsalaris op basis van een 36-urige werkweek, van minimaal € 3.099,66 en maximaal € 4.370,42 in schaal 9. Voorgaande bedragen zijn gebaseerd op de Cao Provinciale Sector met een looptijd tot en met 31 december 2023. Momenteel vinden de onderhandelingen plaats over een nieuwe Cao die geldt met ingang van 1 januari 2024. De salarisbedragen daarin zullen naar verwachting op een hoger niveau liggen;
• Individuele Keuze Budget (IKB) van ca. 22%, incl. vakantiegeld (8%) en een structurele eindejaarsuitkering (8,3%). Dit budget komt bovenop je vaste salaris en kun je laten uitbetalen wanneer jij hier behoefte aan hebt. Of je kunt het inzetten voor de aankoop van bv. een fiets, sportabonnement of extra verlof;
• Mogelijkheden om gedeeltelijk flexibel en plaats onafhankelijk te werken;
• PBDI budget van € 5.000,- voor de looptijd van 5 jaar met voldoende mogelijkheden om jezelf te blijven ontwikkelen;
• Pensioensopbouw bij ABP.

Solliciteer naar de vacature Informatiespecialist DIM

Wij zien jouw sollicitatie graag vóór 21 mei a.s. tegemoet. 

Je kunt reageren door op bijgaande link te klikken https://www.solliciterenbijdeprovincielimburg.nl/aanmaken-sollicitatie-incl-autorisatie-prs/sollicitatie-met-commissie?VcSn=352

Wil je eerst meer weten over de vacature? Neem vrijblijvend contact op met Ron Helwig, clustermanager cluster Organisatie en Informatie, telefoonnummer +31 6 15 19 28 01.

Overige informatie

De geselecteerde kandidaat zal aan het einde van de selectieprocedure van ons het verzoek krijgen om een VOG aan te vragen bij de gemeente en na goedkeuring van Justis aan ons te overleggen.

Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.

Voor deze functie geldt het risicoprofiel integriteit.