Clustersecretaresse (0,8 -1,0 fte) Tijdelijke functie

Clustersecretaresse (0,8/1,0 fte) bij de Provincie Limburg

32/40 uur | Maastricht (TIJDELIJKE FUNCTIE tussen de 6 - 8 maanden afhankelijk van de startdatum i.v.m. zwangerschapsverlof)

Ben jij een kei in plannen en organiseren? Ontzorg jij met gemak cluster- en programmamanagers bij de Provincie Limburg? Zet jouw talent in voor een mooier, innovatiever en duurzamer Limburg – en maak écht het verschil!

Als clustersecretaresse haal jij energie uit agendabeheer. Ook zorg jij er samen met je collega’s voor dat de agenda’s van de overleggen met bestuurders wekelijks goed georganiseerd en gedocumenteerd zijn. Met jouw proactieve houding, flexibiliteit en teamspirit ben jij een onmisbare schakel voor cluster- en programmamanagers.

Zo maak jij de provincie mooier, innovatiever en duurzamer

Je beheert zonder moeite de agenda’s van onze managers. Plannen, organiseren en schakelen – daar blink jij in uit. In deze rol ben je de secretariële steunpilaar van het cluster programma’s en projecten en ontzorg je de (cluster)managers met alles wat erbij komt kijken: van telefoonbeheer en het noteren van actiepunten tot het versturen van e-mails, boeken van vergaderruimtes en het ontvangen van bezoekers. Je rol gaat verder dan de dagelijkse organisatie. Je houdt ook de personeelsadministratie op orde: van ziek- en herstelmeldingen tot het bijhouden van jaargesprekken en het regelen van recepties bij jubilea. Daarnaast zorg je dat de post netjes verwerkt wordt en bestel je wat nodig is om de werkplekken draaiende te houden. Wekelijks bereid je samen met andere clustersecretaresses de agenda’s van bestuurlijke overleggen voor en zorg je dat alle stukken op de juiste plek staan. Samen zorgen jullie dat dit proces op rolletjes loopt.

Jij bent de collega die we zoeken als je:

• Energie krijgt van het ondersteunen van anderen en blij wordt van het organiseren van complexe agenda’s;
• Handig bent met tools als Outlook, Word en Excel;
• Moeiteloos je weg vindt in besluitvormingsprocessen én digitale werkomgevingen zoals Teams, SharePoint en iBabs;
• Zowel zelfstandig kunt werken en beslissingen nemen, als een teamspeler bent;
• Proactief meedenkt, servicegericht bent en altijd een stap vooruit kijkt;
• Snel kunt schakelen;
• Flexibel bent;
• Minimaal een afgeronde MBO4 opleiding hebt;
• Aantoonbare werkervaring hebt als secretaresse;
• Sterk bent in zowel mondelinge als schriftelijke communicatie in het Nederlands..

Hoe wij jouw bijdrage waarderen

• Een bruto maandsalaris op basis van een 36-urige werkweek, van minimaal € 2496,00 en maximaal € 3371,89 in schaal 6 (afhankelijk van leeftijd, opleiding en ervaring);
• Individuele Keuze Budget (IKB) van ca. 22%, incl. vakantiegeld (8%) en een structurele eindejaarsuitkering (8,3%). Dit budget komt bovenop je vaste salaris en kun je laten uitbetalen wanneer jij hier behoefte aan hebt. Of je kunt het inzetten voor de aankoop van bv. een fiets, sportabonnement of extra verlof;
• Mogelijkheden om gedeeltelijk flexibel en plaats onafhankelijk te werken;
• PBDI budget van € 6.000,- voor de looptijd van 5 jaar met voldoende mogelijkheden om jezelf te blijven ontwikkelen;
• Pensioensopbouw bij ABP.

Werken als provincie professional

Als clustersecretaresse ben jij onderdeel van het cluster Secretariële en Administratieve Ondersteuning (S&A) – het kloppend hart van de organisatie. Hier investeren we volop in de groei van onze ondersteuners, zowel persoonlijk als professioneel. Met zo’n 55 secretariële en administratieve collega’s zorgen we – verspreid over de hele organisatie – dat Limburg blijft draaien.

S&A is dé ondersteunende kracht achter gedeputeerden, directie, managers en clusters. In jouw rol werk je binnen een hecht team van 9 clustersecretaresses. Samen zijn jullie de onmisbare schakel voor de (cluster)managers van de Provincie Limburg – jullie houden de boel soepel draaiend, elke dag opnieuw.

Iets voor jou?

Top! Reageer dan snel via onderstaande link:

https://www.solliciterenbijdeprovincielimburg.nl/aanmaken-sollicitatie-incl-autorisatie-prs/sollicitatie-met-commissie?VcSn=569

Is dit toch niet jouw baan, maar ken je iemand die er wel helemaal bij past? Tip hem of haar dan. Je maakt diegene én ons erg blij. Alvast bedankt!

Wacht niet te lang!

We sluiten deze vacature bij voldoende reacties. Heb je vragen? Wij hebben de antwoorden. Bel gerust met Lianne Thimister, coördinerend secretaresse, op +31 (0)6 46 19 54 70 of Cècely Loontjens, clustermanager Secretariële en Administratieve Ondersteuning, op +31(0)6 52 08 62 93.