Coördinator Vrijwilligers en Dienstverlening - RegioArchief Sittard-Geleen (36 uur)

Coördinator Vrijwilligers en Dienstverlening – RegioArchief Sittard-Geleen

(36 uur per week)

Wil jij een sleutelrol spelen in het toegankelijk maken van het regionale geheugen én de kwaliteit van onze dienstverlening versterken? Als Coördinator Vrijwilligers en Dienstverlening bij het RegioArchief Sittard-Geleen zorg jij ervoor dat bezoekers, onderzoekers en inwoners zich écht goed geholpen voelen, zowel in de studiezaal als via onze digitale kanalen. Je brengt structuur, bevlogenheid en professionaliteit in het team en je bouwt aan een toekomstbestendige vrijwilligersorganisatie die onmisbaar is voor het toegankelijk maken van onze archieven.

Met jouw hart voor erfgoed, digitale dienstverlening en mensgerichte samenwerking weet jij vrijwilligers te verbinden, bezoekers te begeleiden en processen te verbeteren. Je creëert een omgeving waarin iedereen (collega’s, klanten én vrijwilligers) verder kan groeien, leren en resultaten kan boeken. 

Het RegioArchief Sittard-Geleen

Het RegioArchief Sittard-Geleen is het gemeentearchief van Sittard-Geleen en Stein. Opgenomen als een zelfstandige afdeling binnen de organisatiestructuur van de gemeente Sittard-Geleen, is het RegioArchief belast met de uitvoering van de wettelijke taken op het gebied van behoud, beheer en openbaar beschikbaar stellen van de overgebrachte archiefbescheiden en het toezicht op de (digitale) informatiehuishouding van beide gemeenten.

Daarnaast is het RegioArchief als regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van lokale geschiedenis een vraagbaak voor de gemeentelijke organisatie op dit vlak en ondersteunt cultuurhistorische activiteiten in de (Eu)regio. Het RegioArchief telt 10 medewerkers en daarnaast verrichten zo’n 70 vrijwilligers werkzaamheden voor het RegioArchief.

Wat ga je doen?

Het RegioArchief ontwikkelt en implementeert digitale dienstverlening en professionaliseert de vrijwilligersactiviteiten waarmee de digitale toegankelijkheid van de archiefcollectie wordt versterkt. Hiervoor zoeken wij een enthousiaste coördinator en begeleider van onze vrijwilligers, die actief nadenkt over hoe we hun inzet toekomstbestendig kunnen maken. 

Onze vrijwilligers spelen een cruciale rol bij het nader toegankelijk maken van onze archiefcollectie. Via hen bereiken we daarnaast ook een breder publiek door de output van de vrijwilligers beschikbaar te maken voor websites en portals (bijvoorbeeld AEZEL / Limburg Time Machine). We willen daarom de rol en betrokkenheid van onze vrijwilligers versterken, en hier ligt voor jou een grote uitdaging.

Als vrijwilligerscoördinator zul je:

• de planning bijhouden over hoe we onze vrijwilligers het beste kunnen inzetten en hoe we het wervingsproces kunnen inrichten en deze plannen toepassen;
• bestaande instructies voor vrijwilligers verbeteren;
• nieuwe en bestaande vrijwilligers begeleiden;
• een jaarlijkse vrijwilligers dag organiseren;
• eerste aanspreekpunt zijn voor de vrijwilligers namens het RegioArchief.

Daarnaast ben je ook actief als coördinator binnen de dienstverlening van het RegioArchief. Deze dienstverlening bestaat zowel uit digitale contacten met klanten, alsook direct klantcontact in de studiezaal en telefonisch. In de studiezaal ben je het eerst aanspreekpunt voor bezoekers met informatieverzoeken. Je biedt ondersteuning aan onderzoekers, genealogen en andere belangstellenden in hun zoektocht naar archiefmateriaal. Je werkt zowel fysiek in de studiezaal als digitaal via e-mail, chat en telefoon. Daarnaast ben je betrokken en verantwoordelijk bij de implementatie van digitale dienstverlening zoals de ontwikkeling van de scanstraat. Als coördinator dienstverlening draag je bij aan de verbetering van de dienstverlening en behandelt bestellingen van reproducties, met aandacht voor relevante wet- en regelgeving.

Als coördinator dienstverlening zul je:

• het zelf behandelen en coördineren van aanvragen die digitaal binnenkomen van collega’s en externe klanten;
• fungeren en coördineren als eerste aanspreekpunt in de studiezaal en telefonisch en hen begeleiden bij hun informatiebezoeken;
• informatie verstrekken over archiefmateriaal en het gebruik van hulpmiddelen en zoeksystemen;
• coördineren van verschillende kanalen (studiezaal, email, chat, telefoon);
• bijdragen aan de doorontwikkeling van de digitale dienstverlening, zoals de ontwikkeling van de scanstraat;
• behandelen en coördineren van bestellingen van reproducties en zorgdragen voor correcte afhandeling;
• leveren van input voor managementrapportages.

Wat zijn jouw talenten?

Je bent een zorgvuldige, zelfstandige en representatieve professional met hart voor erfgoed en dienstverlening. Je kunt complexe of technische informatie helder en toegankelijk verwoorden voor uiteenlopende doelgroepen. Je behoudt overzicht, werkt nauwkeurig en weet ook onder druk flexibel en oplossingsgericht te handelen. Daarnaast kun je vrijwilligers enthousiasmeren én ondersteunen, en schakel je moeiteloos aanvullende hulp in wanneer vraagstukken ingewikkelder worden.

Verder neem je mee:

• uitstekende schrijfvaardigheid in het Nederlands;
• ervaring in het archiefwezen en de erfgoedsector;
• kennis van wet- en regelgeving over archiefmateriaal, openbaarheid, persoonsgegevens en auteursrechten;
• ervaring met het collectiebeheersysteem Mais-Flexis (vereist);
• het vermogen om vrijwilligers en gebruikers te helpen bij basale digitale vragen;
• een proactieve, dienstverlenende en klantgerichte houding;
• affiniteit met Sittard-Geleen en de regio.

Daarnaast herken jij jezelf in de volgende competenties:

• communicatief sterk, zowel schriftelijk als mondeling;
• open en sociaal;
• initiatiefrijk en verantwoordelijk;
• oplossingsgericht en stressbestendig;
• samenwerkingsgericht;
• representatief en flexibel.

Het strekt tot aanbeveling als je daarnaast ervaring hebt met:

• archiefbeheer;
• het begeleiden van vrijwilligers, bij voorkeur in een sociaal-maatschappelijke context;
• het organiseren van bijeenkomsten;
• affiniteit met onderwerpen zoals stamboomonderzoek, regionale geschiedenis of ruimtelijke/sociaaleconomische geschiedenis. 

Hoe maken wij jou blij? (Wat bieden we jou)?

Kies jij voor Sittard-Geleen? Dan...

• kom je terecht in een informele en open werkcultuur met korte lijnen;
• krijg je de kans om een maatschappelijke bijdrage te leveren;
• kies je voor vertrouwen en ruimte voor eigen initiatief;
• ontdek je onze ruime opleidingsmogelijkheden en weet je dat er brede doorgroeimogelijkheden zijn als je in de toekomst eens iets anders wilt.

En uiteraard bieden wij jou een goed pakket aan primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. Om te beginnen een salaris van min. € 3.489,-- en max. € 4.998,-- bruto per maand (salarisschaal 9 van de cao Gemeente) op basis van een fulltime dienstverband (36 uur) en afhankelijk van je opleiding en ervaring. Indien je (nog) niet volledig voldoet aan alle functie-eisen word je ingeschaald in de aanloopschaal (salarisschaal 8 van de cao Gemeenten). Onze andere secundaire arbeidsvoorwaarden vind je met uitleg op https://sittard-geleen.nl/Vacatures.

Diversiteit & Inclusie

Het RegioArchief acht een werkomgeving waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt van groot belang. Een werkomgeving waarin aandacht is voor individuele kwaliteit en waar ontwikkelmogelijkheden voorop staan. Samen streven we naar een inclusieve cultuur waarin we verschillen omarmen. We nodigen dan ook graag kandidaten uit die door hun achtergrond en ervaring hieraan een bijdrage willen leveren. Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar de kandidaat die de diversiteit binnen het RegioArchief op deze wijze versterkt.

Wil jij onze nieuwe collega worden?

Solliciteer dan meteen! Of in ieder geval vóór maandag 1 december 2025. We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!

Medewerkers van de gemeente Sittard-Geleen, Maastricht, Heerlen en de Provincie Limburg gelden bij elkaars organisaties als interne kandidaten. Bij vergelijkbare geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang op externe kandidaten.

Heb je vragen over de vacature?

Voor vragen over de functie kun je contact opnemen met Boy Gerrits, Gemeentearchivaris, via 046-4778431.