Informatiespecialist duurzaam toegankelijke informatievoorziening (1,0 fte)

Informatiespecialist duurzaam toegankelijke informatievoorziening 

36 uur | Maastricht | Cluster Organisatie en Informatie 

De ontwikkelingen binnen het vakgebied informatiemanagement gaan snel. De informatiehuishouding van overheden is complex, bestaat uit een veelheid aan systemen en informatieobjecten en groeit enorm. Dit heeft grote gevolgen voor het beheren en toegankelijk maken en houden van informatiestromen. Zorg jij voor grip op onze informatiehuishouding en ben jij een gedreven professional met een groot hart voor digitale archivering? Ben jij bekend met bedrijfs- en werkprocessen en weet jij met jouw ideeën, creativiteit en inhoudelijke expertise het thema duurzame toegankelijkheid en informatiehuishouding op orde binnen de Provincie Limburg mede hoog op de agenda te zetten?   

Wij zijn op zoek naar een nieuwe collega die zowel 'de taal van het vakgebied’ als die van de gebruikers spreekt. 

Zo maak jij de provincie mooier, innovatiever en duurzamer 

Om de provinciale informatiehuishouding actueel, toegankelijk en toekomstbestendig te houden hebben wij te maken met diverse ontwikkelingen op gebied van wet- en regelgeving zoals de Archiefwet, AVG en de Woo.  

Als proactieve en initiatiefrijke informatiespecialist geef je, samen met je collega’s, vorm aan de binnen de Provincie Limburg afgesproken manier van werken m.b.t. digitale dossiervorming, als onderdeel van de digitale informatiehuishouding van de Provincie Limburg. Deze werkwijze wordt nu nog ondersteund door een op SharePoint gebaseerde centrale informatievoorziening, waarbij we in 2026 de overstap naar een andere zaakgerichte informatievoorziening en inrichting van onze informatiehuishouding willen maken. Vanzelfsprekend word jij hier nauw bij betrokken.  

Vanuit jouw klant- en resultaatgerichtheid, goede communicatie- en presentatievaardigheden, stressbestendigheid en flexibiliteit geef jij samen met je collega’s invulling aan deze belangrijke opgave. De medewerkers van de provincie zijn je klanten, die jij vanuit je hands-on mentaliteit en toegankelijkheid voorziet van de gevraagde ondersteuning. Je draagt hierbij zorg voor kwaliteit, omgang met details en vernieuwingskracht en weet op enthousiaste en overtuigende wijze dit over te brengen. Wanneer je te maken krijgt met weerstand, laat je je niet uit het veld slaan. Je bent onderdeel van een team van Informatiespecialisten en helpt en ondersteunt elkaar daarbij.  

Als Informatiespecialist bestaan jouw werkzaamheden uit: 

• Het bieden van eerstelijns ondersteuning aan gebruikers op het gebied van digitale dossiervorming en archivering binnen SharePoint en MS-Teams en in de nabije toekomst binnen het nieuwe zaaksysteem; 
• Het rustig, deskundig en met raad en daad te woord staan van gebruikers die te maken hebben met deadlines voor het agenderen van documenten voor onze formele besluitvormingsprocessen;  
• Het vervullen van het interne ambassadeurschap van de afgesproken werkwijze op het gebied van digitale dossiervorming; 
• Het proactief invulling geven aan het signaleren en oplossen van operationele problemen binnen de documentaire informatieverwerkingsketen. Hiervoor zoek je indien nodig, actief de samenwerking op met andere disciplines en denk en acteer je ook buiten de gebaande paden;  
• Het uitvoeren van analyses op de juistheid/volledigheid van digitale dossiers; 
• Het leveren van een bijdrage aan het opstellen van kwaliteitsrapportages; 
• Het op basis daarvan proactief contact opnemen met gebruikers en managers en het adviseren van hen;  
• Het op basis van signalen die je oppikt in de organisatie en resultaten die analyses en rapportages zichtbaar maken, meedenken over de doorontwikkeling van onze informatiehuishouding en bijbehorende systemen; 
• Het adviseren aan de coördinator (senior) informatiespecialist DIM en specialisten duurzame digitale informatievoorziening over de op te stellen procedures en handboeken voor de verwerking en controle van gegevens en documenten binnen de documentaire informatieverwerkingsketen;  
• Het periodiek verzorgen van introductie- en herhalingstrainingen voor medewerkers op het gebied van de afgesproken werkwijzen m.b.t. de digitale dossiervorming binnen SharePoint en MS-Teams en in de nabije toekomst binnen het nieuwe zaaksysteem;  
• Het leveren van een inhoudelijke bijdrage aan de doorontwikkeling van de digitale leeromgeving, die speciaal voor de trainingen van medewerkers is ontwikkeld. 

Wat wij van jou vragen 

• HBO werk- en denkniveau;  
• Aantoonbare interesse in het vakgebied (digitaal) Informatiemanagement en informatiebeheer; 
• Je bent op de hoogte van en volgt de landelijke ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer en archivering;  
• Je bent vertrouwd met en vaardig in het gebruik van moderne digitale middelen;  
• Bereidheid tot het volgen van een opleiding Informatiespecialist of bereid tot het volgen van een opleiding zoals bijvoorbeeld Leergang Adviseur Recordmanagement (LARM);   
• Analytisch ingesteld, gestructureerd en accuraat;  
• Pro-actief, initiatiefrijk en zelfstandig kunnen werken;  
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en een klantgerichte houding;  
• Aantoonbaar succes in het denken in processen;  
• Interesse in vorm en inhoud van het werk van de Provincie Limburg. 

Hoe wij jouw bijdrage waarderen 

• Een bruto maandsalaris van minimaal € 3.473,71 en maximaal € 4.886,42 op basis van een 36-urige werkweek (schaal 9); 
• Een Individuele Keuze Budget (IKB) van ca. 22%, incl. vakantiegeld (8%) en een structurele eindejaarsuitkering (8,3%). Dit budget komt boven op je vaste salaris en kun je laten uitbetalen wanneer jij hier behoefte aan hebt. Of je kunt het inzetten voor de aankoop van bv. een fiets, sportabonnement of extra verlof; 
• Mogelijkheden om gedeeltelijk flexibel en plaats onafhankelijk te werken; 
• Een ontwikkelbudget van €6.000,- voor de looptijd van 5 jaar met voldoende mogelijkheden om jezelf te blijven ontwikkelen; 
• Pensioensopbouw bij ABP; 
• Mogelijkheid tot opbouw ADV. 

Werken als provincie professional 

In deze functie ben je onderdeel van het cluster Organisatie en Informatie. Het cluster Organisatie en Informatievoorziening (O&I) heeft als doelstelling het ondersteunen van de provinciale organisatie op zodanige wijze dat de juiste informatie van de juiste kwaliteit, op het juiste moment en op de juiste plaats aanwezig is tegen aanvaardbare kosten. Hiermee ondersteunt zij het bestuur van de Provincie Limburg, haar medewerkers en (keten)partners optimaal in het realiseren van de maatschappelijke opgaven. O&I vormt het expertisecentrum van de provincie m.b.t. de ontwikkeling en het beheer van Informatievoorzieningen, de opbouw en toepassing van Informatie en de inrichting van de processen. Het cluster bestaat uit vier teams: Informatiemanagement, I-Services, Gegevensmanagement en Digitaal Informatiemanagement (DIM). 

Iets voor jou? 

Top! Reageer dan snel! 

Is dit toch niet jouw baan, maar ken je iemand die er wel helemaal bij past? Tip hem of haar dan. Je maakt diegene én ons erg blij. Alvast bedankt! 

Wacht niet te lang! 

We sluiten deze vacature bij voldoende sollicitanten.

Heb je vragen? Wij hebben de antwoorden. Bel gerust met Ron Helwig, clustermanager cluster Organisatie en Informatie, telefoonnummer 06 15 19 28 01. 

Meer over Provincie Limburg  

Als professionals in de provincie Limburg hebben we één gemeenschappelijk doel: Limburg in de toekomst nog mooier, duurzamer en innovatiever door te geven aan de volgende generaties. Dit stelt ons voor ambitieuze uitdagingen, van het behoud van ons cultureel erfgoed tot het verder versterken van ons vernieuwende karakter. Van de pracht van onze natuur tot de strategische waarde van onze logistieke hotspots, en van onze unieke euregionale ligging tot de economische vernieuwing die we stimuleren. Deze veelzijdige en complexe vraagstukken pakken we vol enthousiasme aan, ieder vanuit zijn of haar eigen expertise. 

Met meer dan 1100 professionals werken we samen aan de toekomst die Limburg verdient. De provincie Limburg gelooft in de kracht van eigenaarschap, verbinden en ontwikkelen. We moedigen onze medewerkers aan om verantwoordelijkheid te nemen voor hun werk en beslissingen, creëren een werkomgeving waarin samenwerking en verbinding centraal staan, en bieden volop kansen voor persoonlijke en professionele groei. Samen bouwen we aan een succesverhaal waarin iedereen zich betrokken en gepassioneerd voelt. 

Overige informatie bij externe werving 

De geselecteerde kandidaat zal aan het einde van de selectieprocedure van ons het verzoek krijgen om een VOG aan te vragen bij de gemeente en na goedkeuring van Justis aan ons te overleggen. 

Een assessment en/of casus kan deel uitmaken van de selectieprocedure. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.